西安交通大学成人高等教育

2021级新生入学报到工作要点

各函授站、培训中心、校内班班主任:

学院成人高等教育2021级学生录取与分站工作现已结束,新生入学报到定于2021年1月10日-3月10日进行,现将本级新生入学报到工作安排如下,请按照要求,切实组织、落实好本次工作。

新生入学报到期间,函授站应按照所在地政府要求做好新冠疫情防控工作。函授站所在地被列为疫情中、高风险区的,应暂停新生现场报到工作,待疫情解除后,另行安排;新生所在地被列为疫情中、高风险区的,应通知学生暂缓报到,待疫情解除后择期安排。

第一章 总体要求

(一)学院按照学生意愿和就近入学原则,分配新生到各函授站入学。各函授站应予以高度重视,安排专人负责各项工作,确保新生入学工作有序进行。

(二)在新生入学报到工作开始前,各函授站应完成《新生入学须知》的审批备案工作。

(三)函授站负责将《录取通知书》《新生入学须知》发送至新生本人,并告知新生入学报到相关要求。

(四)新生报到、缴费及新生资料报送须在规定时限内完成,逾期工作窗口关闭。未如期办理入学报到手续且未请假者,学院依规定取消其入学资格。

(五)收费标准应在报到现场显著位置进行公布。学费按照收费标准由学生本人在成教学生服务平台统一缴纳,教材费按照实际价格由函授站现场收取。

(六)严格按要求完成入学资格审查工作。入学资格审查是保护学生权益和维护学校办学秩序的一项重要工作,在新生入学报到现场完成,由函授站负责组织进行。各函授站要高度重视,安排专人负责,做好资料审查及结果记录,保证报到新生入学资格符合要求,不留问题隐患,对于不符合入学条件的学生不予办理入学。

第二章 工作安排

一、《新生入学须知》审批

成人教育中心招生科负责《新生入学须知》审批备案工作,各函授站务必于2021年1月5日前完成报送审批备案件手续。

函授站须按照本工作要点提供的《新生入学须知》模板(附件1)制作本站新生入学须知,并报招生办审批。审批通过的《新生入学须知》随《录取通知书》由函授站发给学生。不按期报批者,不予发放《录取通知书》;未获批准私自发放者,学院不予认可,责任由函授站自负。

函授站《新生入学须知》审批备案件需加盖有效公章,扫描后发送至如下邮箱:chengjb@xjtu.edu.cn

二、学费缴纳

㈠缴费方式

学费一律采用网上缴费或报名现场POS机刷卡缴费,不接受线下缴费或转账。学生按网上缴费流程(详见新生入学须知)缴纳。

㈡学费标准

学费标准按照《4166-全球赢家的信心之选成人高等教育各专业收费标准》(西交继〔2020〕7号)执行,各函授站不得擅自提高或降低收费标准。

三、报到、缴费、资料报送截止日期

报到、缴费、新生资料报送工作务必在时限内完成,逾期工作窗口关闭,无法补救。

2021年3月10日:为新生入学报到截止日期。函授站应于2021年1月10日-3月10日之间,自行确定本站新生入学报到时间,不得私自提前。

2021年3月15日:为新生缴费截止日期。逾期网上缴费平台关闭,根据《西安交通大学成人高等教育学生管理规定》未缴费新生视为自动放弃入学资格,不予注册。

2021年3月22日:为新生资料报送日期。函授站统一于该日期交寄新生个人学籍资料、邮件发送函授站新生报到汇总资料。以免影响学院新生入学资格复查和学信网学籍电子注册。

四、新生入学报到工作安排

㈠新生入学报到工作分工

1.成人教育中心负责统筹新生入学报到整体工作安排,各部门分工如下:

⑴招生科:负责函授站新生入学须知审核备案、新生调整函授站报到审批、新生学费缴纳管理等工作。

⑵教学管理科:负责新生教材版本公布、组织教材征订、制定教材购买流程、审查函授站新生教学安排、制定与落实校内班新生教学安排、接待学生教学、教材相关问题咨询等工作。

⑶学生事务科:负责制定新生入学报到具体工作安排、进行新生入学资格复查与学信网学籍电子注册、接待新生报到咨询等工作。

2.函授站、培训中心、校内班班主任负责本站(或本班)新生现场报到的组织、落实工作,应做好报到现场准备与布置、新生接待、报到手续办理与资格审查、入学图像信息采集与学生报到登记等工作。

3.新生:按照《新生入学须知》要求和《新生报到所需资料目录》所列,自行完成入学资料准备,由本人携带报到及入学资格审查所需资料在指定函授站现场办理入学手续。

⑴新生办理入学手续所需表格、相关说明等资料,已上传成教学生服务平台,由学生自行下载使用。函授站在新生现场报到时,请做好表格的审核和收取。

⑵新生报到所需资料目录

序号

所需资料名称

用途

1

《录取通知书》

报到现场函授站审验后退还

2

身份证及复印件:1份,正、反面复印在A4纸同一面。

(复印件有照片及姓名信息处,请注明“仅供入学报到使用,再次复印无效”)

报到现场资格审查及函授站存档

3

学生本人纸质照片:4张,一寸或二寸彩色证件照片,浅蓝色背景、正面、免冠、半身照;照片必须为成人高考报名至入学报到期间所拍摄;照片背面书写姓名和专业。

报到现场交函授站学生管理使用

4

《新生入学登记表及入学告知、委托授权书》

(获取途径:成教学生服务平台——入学资格申请——新生入学资料下载)

报到现场交函授站审核、收存

5

《陕西省高校在校生学籍信息变更申请表》及相关证明材料(申请修改者提供,获取途径同“第4项”)

报到现场交函授站审核、收存

以下第6-8项为新生入学资格审查所需材料,需同时准备复印件和扫描件,要求如下:

1.复印件:1套,报到现场交函授站。

2.扫描件:1:1比例彩色扫描(推荐手机下载“扫描全能王APP”)后保存为JPG或PNG格式、

文件名为身份证号(文件名不能有空格),由学生上传成教学生服务平台——入学

资格申请——材料上传模块

6

前置学历审核材料:仅为专科起点本科学生提供

1.国内高等教育毕业生须提供:

⑴中国国民教育系列《高等教育毕业证书》(专科或以上学历)。

⑵《教育部学历注册电子备案表》(获取方式:中国高等教育学生信息网,https://www.chsi.com.cn/)或《中国高等教育学历认证报告》(无法提供电子注册备案表者,可向学信网或所在省高等学校学生信息咨询与就业指导中心/学历认证中心申请学历认证)其中之一。

2.国外高等教育毕业生需提供:

《国外高等教育毕业证书》和《教育部国外学历学位认证书》(获取方式:教育部留学服务中心网上服务大厅,http://zwfw.cscse.edu.cn/)

提示:新生在收到录取通知书或被告知已被录取后,应尽快准备好上述材料,在3月20日前不能提供者,无法在学信网注册学籍,视为入学资格审查不合格,按放弃入学资格标注,已缴费者需于4月1日前办理退学手续,逾期导致学费扣除后果自负。

1.纸质材料:报到现场交函授站审查、收存

2.电子版材料:由学生上传成教学生服务平台

7

行业资格准入条件证明材料:

1.护理学专业学生需提供:《护士执业证书》(复印后扫描)

2.临床医学、口腔医学、预防医学专业学生需提供:对应专业的《从业资格证书》

提示:执业或从业资格证书正在办理中的,需提供①学生本人情况说明(简要陈述证书正在办理的情况,办理机构名称、地址、联系电话,预计获得证书日期,承诺如无法提交证书导致退学及学费扣除,责任自负);②发证机构或证书申办机构证明。上述①②两项材料需扫描后上传成教学生服务平台,原件交函授站。

8

照顾类考生相关证明材料

说明

新生办理入学手续所需表格、相关说明等资料,均已上传“成教学生服务平台——入学资格申请——入学资料下载”模块,由学生自行下载使用。表格包括新生入学登记表、入学告知及委托授权书、学籍信息变更申请表、新生保留入学资格申请等。

㈡新生现场报到工作安排

    1.新生现场报到准备

    函授站、培训中心、校内班班主任须在新生报到现场公示、公布新生报到相关文件与说明,包括:《西安交通大学成人高等教育学生管理规定》《西安交通大学现代远程教育、成人高等教育及高等教育自学考试本科毕业生学士学位授予实施细则》、收费标准(学费、教材费)、新生入学须知、新生报到所需资料目录、新生名单、各类填表说明及样表等。

2.学籍表格填写指导、审核、收取

新生入学报到时必须提供《陕西省成人高校录取新生入学登记表》《入学告知、委托授权书》;视个人情况选择提供《陕西省高校在校生学籍信息变更申请表》《新生保留入学资格申请》。

上述学籍表格、填写说明、材料准备要求及下载方式已公布在新生入学须知中,学生登录“成教学生服务平台——入学资格申请——入学材料下载”模块,自行下载“新生入学材料压缩包”使用。

函授站、培训中心、校内班班主任在收取学籍表格时,应对内容进行检查,发现不符合要求的,需重新填写;学籍表格作为学籍档案,不应出现涂抹、修改情况;对于相关申请要求提供证明材料的,应切实履行初审职责,按要求逐项审核,证明材料提供不全、真伪存疑的,应通知学生按要求、在规定时间内重新提交补充材料;证明材料不符合要求的,不得报送学院。

3.成教管理平台新生个人信息核对、补充情况检查

⑴成教管理平台学生个人信息将使用在学生学籍档案、毕业档案中,函授站、培训中心、校内班班主任应在3月20日前完成成教管理平台新生个人信息核对、补充情况的自查,提醒未进行操作的学生于3月30日前完成。

⑵函授站、培训中心、校内班班主任应在报到现场受理新生个人信息修改申请,并按要求进行审核。

4.新生入学资格审查

根据教育部、陕西省教育厅新生工作要求,新生入学资格审查作为新生入学报到重点、专项工作,应严格按规程操作,要确保学信网学籍电子注册的新生,排除弄虚作假入学、前置学历造假、不符合行业资格准入条件等违规情况。

学院高度重视该项工作,专门成立新生入学资格审查工作组,函授站、培训中心、校内班班主任负责初审工作,成人教育中心负责复查工作。

函授站应安排专人(培训中心为项目管理员、校内班为班主任)负责新生入学资格初审工作,按照新生入学资格审查目录所列,逐项检查、核对相关材料,如实记录审查结果。初审存疑或资料不全者,不予办理报到手续,截止2021年3月20日前仍未按要求提供完整入学资格审核材料的学生,依据相关规定按入学资格审查不合格上报学院,该类学生不予注册学籍;已缴费者,需通知学生及时办理退学手续,避免造成学费扣除情况。

⑴入学资格审查项目:

序号

审查项目

审查资料内容

1

新生身份审核

1.核对录取通知书、身份证以及学生本人是否为同一人

2.确认学生已缴费

2

学生个人信息核对、补充情况确认

1.与学生确认是否已在成教学生服务平台进行了个人信息核对和补充(六项信息核对:姓名、性别、民族、出生年月日、身份证号、政治面貌)

2.经核对个人信息有误者,需填写《陕西省高校在校生学籍信息变更申请表》、并按信息修改材料要求提供证明材料,严格审核申请表及证明材料,不合格者不予受理申请,通知学生补充材料

3

学生入学资格审核资料上传情况确认

现场报到时在成教管理平台查验入学资格审核资料是否已上传、比对纸质资料与学生上传平台的电子资料是否一致,并于于3月22日前完成网上初审结果标注

4

前置学历审核:仅为专科起点本科学生

1.国内高等教育毕业生须提供以下复印件:

⑴中国国民教育系列《高等教育毕业证书》(专科或以上学历)。

⑵《教育部学历注册电子备案表》或《中国高等教育学历认证报告》其中之一。

2.国外高等教育毕业生需提供以下复印件:

《国外高等教育毕业证书》和《教育部国外学历学位认证书》。

5

行业资格准入条件审查:仅为护理学、临床医学、口腔医学、预防医学专业

1.护理学专业学生需提供:《护士执业证书》复印件

新生护理学专业行业资格准入条件审核作为重点项目,需在审核结束后,专项填写《新生护理学专业入学资格审查登记表》。

2.临床医学、口腔医学、预防医学专业学生需提供:对应专业的《从业资格证书》复印件

提示:执业或从业资格证书正在办理中的,需提供

①学生本人情况说明(简要陈述证书正在办理的情况,办理机构名称、地址、联系电话,预计获得证书日期,承诺如无法提交证书导致退学及学费扣除,责任自负);

②发证机构或证书申办机构证明。

上述①②两项材料需扫描后上传成教学生服务平台,原件交函授站。

6

照顾类考生资格审核

需提供成人高考报名时申请照顾所提交的证明材料复印件

⑵入学资格审查项目不合格的处理:

①入学资格审查不合格者,不予办理报到手续,函授站应在《新生入学资格审查不合格名单》(附件7)上进行记录。

②未提供前置学历证明材料、行业资格准入条件证明材料、照顾类考生证明材料或材料不符合要求的新生,须于3月20日前补交合格材料,但须在报到现场填写《退学申请》一式两份、由函授站保存,未按期补交合格材料者,统一于3月21日由函授站申报退学,并报送《退学申请表》。

③退学原因填写要求:

ⅰ未提供前置学历证明材料者:在退学原因栏勾选“7.其它”选项;在“需要补充的文字描述”处填写如下内容:

因入学资格审核时,我本人未能提供学历证书电子注册备案表(或学历认证报告单或教育部国外学历学位认证书),现我本人承诺于2021年3月20日前向学校补交,如未能按期补交,我同意学校按“退学”办理。

ⅱ未提供执业或从业资格证书者:在退学原因栏勾选“7.其它”选项;在“需要补充的文字描述”处填写如下内容:

因入学资格审查时,我本人未能提供执业或从业资格证书,现我本人承诺于2021年3月20日前向学校补交证书(或证书办理证明材料),如未能按期补交,我同意学校按“退学”办理。

ⅲ未提供照顾类考生证明材料者:在退学原因栏勾选“7.其它”选项;在“需要补充的文字描述”处填写如下内容:

因入学资格审核时,我本人未能提供照顾类考生证明材料,现我本人承诺于2021年3月20日前向学校补交,如未能按期补交,我同意学校按“退学”办理。

5.入学图像信息采集(入学照片采集)

函授站、培训中心、校内班班主任应做好新生入学图像信息的采集、上传工作,图像采集安排在入学报到现场进行,截止时间为3月20日。新生必须进行入学图像信息采集,照片用于学生在校期间教学、考试、学籍、毕业、学位考试与学位申请等环节,在进行图像采集时,应确保照片与学生本人一致。

6.报到登记

新生入学图像采集完成后,需扫描“成教学生报到登记系统”微信二维码,进行报到登记,登记系统于2021年3月30日关闭。

函授站、培训中心、校内班班主任应在图像采集环节张贴成教学生报到登记系统二维码,由专人在现场指导学生进行扫码、检查学生完成登记情况。报到登记数据将作为新生参加现场报到、提交个人学籍资料、进行图像采集的依据,将用于新生报到工作结束后的缴费、学籍管理数据核对等重要工作。不按期进行报到登记,可能造成学费结算、学信网学籍电子注册人数遗漏,函授站应高度重视此项工作,避免出现遗漏登记情况。

成教学生报到登记系统

㈢新生变更函授站报到

新生入学报到期间,学生可根据本人意愿申请变更入学报到函授站,由招生科负责受理变更申请,凡未经批准私自变更站点报到,学院不予认可,责任由学生自负。

1.申请日期:2021年1月10日-3月9日

2.申请流程:由学生本人自行申请。请按以下步骤完成申请:

⑴缴费:登录成教学生服务平台,完成网上缴费。

⑵网上申请变更函授站:缴费结束后,登录成教学生服务平台,选择“学生服务”——“学籍异动”——“调整函授站”,填写申请理由并上传身份证(正、反面)照片、人证合一照片(详见新生入学须知),材料提交不全不予受理。

3.注意事项

⑴新生入学报到期间,函授站应每天更新成教管理平台新生名单,做好变更函授站学生的报到接待工作。

⑵新生转出函授站应尊重学生意愿,积极配合,不得以任何理由扣押学生入学报到相关材料,已购买教材申请退回的学生,函授站应及时办理教材退费手续。

㈣新生委托办理入学报到

新生本人因故不能亲自到指定函授站办理入学报到手续者,可以委托他人代为办理,所属函授站应予受理。办理流程及要求如下:

1.委托办理新生报到,需提供以下材料:

⑴经学生本人签署的委托书(详见新生入学须知)1份。

⑵学生本人人证合一照(详见新生入学须知)1份。

⑶被委托人身份证原件及复印件1份。

⑷《新生报到所需资料目录》所列全部资料。

上述材料不全者,不予受理委托报到。

2.函授站应督促委托办理报到的新生,于3月20日前到函授站完成新生入学图像信息采集。

㈤新生报到请假

新生因故不能按期入学者,允许请假(请假手续详见《西安交通大学成人高等教育学生管理规定》),所属函授站应予受理。

办理要求:新生应在入学报到2周内向学校或指定报到函授站提出书面请假。未请假或请假逾期的,除不可抗拒力等因素外,视为自动放弃入学资格。

㈥新生保留入学资格

新生可以申请保留入学资格,所属函授站应予受理。

办理要求:新生本人填写《新生保留入学资格申请》(附件5),并提供证明材料,报学校批准。保留入学资格期限为2年(服兵役除外)。

五、新生资料报送

报到工作结束后,函授站应按资料报送时间安排和《新生入学资料报送要求》及时报送新生个人学籍资料和函授站新生报到汇总资料。

1.纸质资料交寄地址:

陕西省西安市雁塔区翠华南路137号 4166-全球赢家的信心之选综合楼213室 杨梁悦

邮编:710061 电话:(029)82656594

2.电子资料接收邮箱:xjtuxuejike@sina.com

3.新生入学资料报送要求

序号

资料名称

整理、报送要求

1

报送资料目录

电子版,一份。函授站应将所报送的全部资料进行分类统计,列出报送资料名称、数量

2

《新生入学登记表》

纸质表,一式一份。按学历层次分类、以学号由小到大顺序排列,分类包装

3

《入学告知及委托授权书》

纸质表,一式一份。附于学生新生入学登记表之后,左上角用胶水粘贴

4

《新生报到统计表》

电子版,一份。

5

《新生入学资格审查不合格名单》

电子版,一份。

6

《新生护理学专业入学资格审查登记表》

电子版,一份。

7

《陕西省高校在校生学籍信息变更申请表》

1.纸质表,一式一份。按学历层次分类、以学号由小到大顺序排列,信息修改证明材料附后,请勿装订,一人一档装入档案袋

2.报送时提交电子版名单一份

8

《新生保留入学资格申请》

1.纸质表,一式一份。按学历层次分类、以学号由小到大顺序排列,分类包装;

2.报送时提交电子版名单一份

备注

《退学申请》(前置学历、行业资格准入条件、照顾类考生审核资料提供不全者填写)

1.纸质表,一式二份。按学历层次分类、以学号由小到大顺序排列,分类包装

2.函授站先自行保存,未按期补交资料者,统一办理签字、报送手续,报送时提交电子版名单一份

六、学信网学籍电子注册

依据《高等学校学生学籍学历电子注册办法》《西安交通大学成人高等教育学生管理规定》及陕西省教育厅成人高等教育新生学籍电子注册工作安排的要求,学院一般于4月初对已缴费、办理了入学手续、入学资格初审合格的新生统一进行学信网学籍电子注册;对未按期报到、未缴费的新生,按照放弃入学资格上报学信网,并以公告形式发布在华商报和学院官网。请函授站及时关注学院发布的公告,并通知学生自行查询;如有异议,由函授站负责在公示期内受理学生申诉,并将申诉学生名单及相关证明材料统一汇总报送学生事务科。

七、学信网新生学籍注册信息核对

学信网新生学籍注册信息核对须由学生本人完成,首次登录中国高等教育学生信息网的学生,需要进行实名注册“学信档案”后,方可查询个人学籍注册信息。新生学信网个人信息自行查询率应达到100%,函授站应督促学生按期完成。

1.核对时间:2021年4月10日-4月25日

2.核对网址:http:/www.chsi.com.cn

3.核对内容:学生个人信息六项(姓名、性别、民族、出生年月日、身份证号、政治面貌)、学籍信息三项(专业、形式、层次)。

上述信息有误者,应在本学期内申请修改,须填写《陕西省高校在校生学籍信息变更申请表》、并按信息修改材料要求提供相关证明材料,送交函授站(培训中心学生为项目管理员、校内班为班主任)审核,审核合格者由函授站统一报送学生事务科。

学信网查询不到个人学籍注册信息的解决方法:

1.因学生个人注册操作有误导致的情况:

⑴可能因注册操作有误造成,学信网首页有注册帮助功能,请自行查阅、按帮助提示进行查询。

⑵可能因注册使用的身份证号码与成人高考报名使用的身份证号码不一致导致,请使用正确的身份证号码进行注册;

2.专科起点本科学生查询不到注册信息的几种情况:

⑴前置学历信息与现用身份证件不一致的。

⑵军队院校高等学历(或军人证件)的。

⑶国(境)外高等学历的。

出现上述三种情况者,学院在学信网学籍电子注册后,会通知学生提供补充材料,上报教育厅审核办理。

⑷前置学历照片未上学信网者,学生需自行与前置学历毕业院校联系学历照片上传事宜。

八、学生证(卡)办理

新生学生证(卡)办理由学生事务科在新生学信网学籍电子注册后统一办理,本学期结束前发至各函授站。所需照片统一使用新生入学图像信息采集的电子照片,不再单独向学生收取纸质照片,函授站应在2021年3月20日前完成新生入学图像信息采集,并在照片上传成教管理平台后,组织学生仔细校对。

在籍学生补办学生证(卡)的,由函授站负责统计造表(按学号由小到大顺序排序,名单包括学号、姓名、身份证号项目),于3月22日将名单以邮件附件形式单独发至学生事务科办公邮箱,邮件名称格式为:函授站名称+2021年春季在籍学生补办学生证(卡)名单+人数,例如:校内班2021年春季在籍学生补办学生证(卡)名单2人。

九、其他事项

1.本工作要点中所附表册已更新,各函授站请使用最新表册进行填报、登记。

2.新生报到工作咨询:

录取、变更函授站报到管理:(029)82656792

网上缴费管理:(029)82657706

教学、教材管理:(029)82655408

报到、学籍管理:(029)82656594

网上咨询(QQ群):交大继教学院函授站群

3.函授站请于2021年1月9日,将本站新生入学报到工作联系人姓名、联系电话、报到时间、报到地点信息发至电子资料接收邮箱。

4.函授站、培训中心、校内班为班主任请于2021年3月30日前,将本站(本班)新生入学报到及入学资格审核工作总结PDF格式(函授站需加盖公章后扫描)和新生报到现场公示项目、各岗位工作照片打包压缩,以邮件附件形式发至电子资料接收邮箱。

附件:

1.《新生入学须知》模板

2.《陕西省成人高校录取新生入学登记表》

3.《入学告知及委托授权书》

4.《陕西省高校在校生学籍信息变更申请表》

5.《新生保留入学资格申请》

6.《新生入学报到情况统计表》

7.《新生入学资格审查不合格名单》

8.《新生护理学专业入学资格审查登记表》

4166-全球赢家的信心之选

2021年12月22日